マインドマップ 絶対ムリをチャンスに変える セルフコーチング10 東京MindMap

2017-09-23

マインドマップ 絶対ムリをチャンスに変える セルフコーチング10 東京MindMap教室

会議を設計する
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point ムダな会議

前回の イメージ力をつける の続きになります。

仕事の効率を考えたとき、会議をどう捉えるかって大事ですよね。

私達が集まってなにかをしていくときに意志の結束が欠かせません。特に会社のような利益をみんなで生み出していくことが目的になるような団体のときは尚更です。このため会議というものが必要不可欠です。しかし、ムダな会議が多い!

ご存知のとおり日本人の労働生産性は低いといわれており、何か目的意識が欠如しているようなところがあるのでは?と考えてしまいます。ムダな会議の多さは生産性の低さを現象として端的に表しているように感じます。

先日 私が出席した会議はムダの典型、ほとほと嫌気がさしました。開始早々に会議の目的がはっきりしないので、その主催者に会議のゴールを教えて下さいと詰め寄ったのですが結局はっきりしないまま進行が進み、最後にやっぱり結論がはっきりしない、ただ無駄に時間を過ごした結果となり心底がっかりしました。

会議に参加したメンバーは全員で5名、使った時間は2時間、これで少しも得るところがなかったとすれば、なんとムダなことをしたのでしょう。生産性を低めたことに対して、主催者には少し反省をしていただきたい、と心の中で強く憤ったのでした。

 
 
 

point 会議を設計する

会議には種類があります。

1、情報を共有する会議
2、問題を協議する会議

1の情報を共有する会議、これは儀式として必要なケースがあるかと思います。グループ単位で情報を共有することは必要です。但し、そこに意志を秘めていないのであれば、メールや文章で発信すれば良いので、数はそれほど多くする必要はないですね。定例的に行われる会議が形骸化していると感じるのであれば、方法を見直すべきでしょう。

2の問題を協議する会議、こちらは目的をはっきりさせる必要があります。何かについて協議しようと集まることが多いのですが、その結果どうしようと結論が出ないことが多い。

会議のゴールとして、どう行動を行なうかを決めることとはっきり認識しないと無駄な会議になります。誰が何をいつまでにやるのか、これを決定することを目的に会議を進めるべきです。

そのゴールに至る道筋を会議の主催者はきっちりと設計をしていく必要があります。

人が集まるとみんな意見が違います。これをどう協議してみんなで合意をつくって、各々が腑に落ちた形で行動を決めていくのか、道筋を良く考えておきたいものです。

そのためには、次のステップが必要です。
1、会議目的をはっきりさせる。どこがゴールかはっきりさせる。

2、情報の共有を行なう。各々の立場で知っていることが違います。もっている情報に差があると当然議論がかみ合いません。言葉の定義もキチンと確認します。意外とここが食い違っていることが多い。

3、価値観をすり合わせる。情報が出揃ったら、各々の立場から意見を交換しますが、立場が違えばやりたいことが違うのは当然です。結論に向けてはその価値観をすり合わせていく必要があります。会社であれば、「そもそもお客様の利益になることを考えると?」などですね。お互いそこは一致するという価値観から解決策をさぐると良いです。

4、方向性が出たら行動に落とし込みます。これがないと結局何も動かず、ムダな会議になってしまいます。

今回は会議というテーマでしたが、これはセルフコーチングで自分と会話するときも同じことが多いかな、と思います。考える目的は結局いつまでに何をするのか?これがはっきりしてくることが良いセルフコーチングですね。

次回は 信じる に続きます。

 
 
 
 

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point お得な情報


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