仕事効率化のすすめ、マインドマップで問題解決(その1) 東京MindMap教室

2014-12-29

仕事の効率化を行なうため、マインドマップを上手く使っていきましょう。

今回は、問題解決のための思考手順について考え、その中でのマインドマップの活用方法を考えてみます。

問題とは何か?
問題解決を考えるために、まず問題とは何かを定義しておきます。問題というと普通私達に馴染みのあるのは「試験問題」に代表されるようないわゆる「問い」をさしたり、「社会問題」に代表されるようないわゆる「面倒な事柄」を指したりしますが、ビジネスの場面では問題とは次のように定義されます。

「問題とはありたい姿と現実とのギャップ」

私達は、こうあるべき、こうありたいと思っていることと現実が乖離しているときにその差=「ギャップ」を問題と認識します。

問題解決
問題解決とはこのギャップを埋めることです。
私達は仕事をする上で多くの問題に直面します。ある目標を達成するためにはそれらの問題を上手に解決していく必要があります。仕事をするとは問題の解決を繰り返すこととほぼイコールといって良いかもしれません。仕事の効率化を目指すのであれば、この問題解決をいかに効率的にしていくかを考える必要があります。

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問題解決のための思考手順1 ありたい姿を明確化すること

問題解決のためにまず行なうべきことは、ありたい姿を明確にすることです。ありたい姿とはゴールであり、目標のこと。実は仕事の多くがこのありたい姿がはっきりしていないため、非常に効率が悪い状況に陥っています。

効率が悪い例として二つのケースがあげます。
1、 問題が認識されていないケース
たとえば、毎日が同じルーチンの繰り返し、時々トラブルが起きるが、まぁ仕方がないかといつものようにトラブル処理を行なう・・・・。
これでは仕事の効率化がなされるはずがありません。理想的な状態=目標のイメージがないので、誰も問題に気づかないのです。達成されれば最高に嬉しいと思う目標を設定し、それに向けての工夫をあれこれしていけば、このような状態におちいることはないのです。
どのようにあるべきか、どのような姿が理想なのか ありたい姿がキチッと描かれている必要があります。

2、 同じテーマに対して人によってありたい姿が違うケース。
たとえば、営業セクションと製造セクションは同じ商品の開発内容について、理想となる開発目標がことなります。例えば同じ商品でも営業サイドからみれば、価格は同業他社より安く商品バリーエションは多い方が有利ですが、製造サイドからみれば、商品バリエーションは少なく価格は高く設定できる方がありがたい。
別の例として立場の違いを考えます。チームリーダーからすれば一人一人が少々無理をしてでもセクションの業績が上がる方がありがたいが、チームメンバーからすれば、自分がいかに力を発揮して評価されるかこそが興味の対象。
これらは、組織やチームのありたい姿がキチっと見える化され共有化されていないため、各々が自分の立場から考えた利益を主張してしまい、組織やチームとしての力が分散され、仕事の効率が甚だ悪い状況になってしまっています。
チームとしてのありたい姿が不明確だと、個人の思いで仕事を進めてしまい、蓋を開けてみたらまったく逆の方向に仕事を進めてしまった・・ということが頻発します。まったく、非効率です。
それぞれの立場を超えて、一次元上のレベルのあるべき姿を作りあげ、見える化しておく必要があります。

ありたい姿の明確化にマインドマップを使う。

上記の1に対しては
自分が理想とする姿のマインドマップを描きましょう。あなたのその仕事、120%上手くいくとすると、どんな風になっていることが理想でしょうか?臨場感を持ってイメージしてみましょう。その仕事のお客様は誰でしょうか?そのお客様がものすごく喜んでいます。どんな風にに喜んでいるのでしょうか、あなたの仕事の何について高く評価を受けたのでしょうか?その仕事の材料の仕入れ先はどこでしょうか?とても上手く材料を仕入れることが出来ました。どのように仕入れることが出来ましたか?その仕事の作業プロセスで上手くいったところは?
そんな風に、理想の姿をイメージしてマインドマップに書き出してみましょう。あるべき姿について考えるべき要素が明確になります。

上記の2に対しては
チームとしての理想の姿、チームの目標やゴールを明確に見える化させるマインドマップを描きましょう。この時も理想的な目標やゴール、ワクワクするうようなゴールを描くと効果的です。あらゆる立場の人達が共通で納得出来る魅力的なゴール設定が見える化されればそのチームは成功に大きく近づいたと言えます。色々な立場の人達が集まってブレーンストーミングをするのも良いでしょう。

問題解決ための思考手順2 現状分析をしっかりと行なう。
ありたい姿が見える化出来たら、次は現状分析です。現時点の状況をしっかり確認してギャップをはっきり認識しましょう。
何かトラブルがおきたときに、慌てて対応策を出すことは良くありません。まず、理想がどうあるべきかを考え、それについて現状は何が足りないのかをしっかり認識したいものです。

現状分析のために、マインドマップを使う。

現状分析に有効なのは、マインドマップのBOIにフレームワークを用いること。フレームワークは色々ありますが、例えば一番オーソドックスなのが5W1H。BOIの一つ一つにWhen, Where, Who, What,Why,Howを置いて、現状を確認していきます。

こうして、問題(=ギャップ)がはっきりと認識出来たら、次は問題の解決に向けて、解決策を考えるためのマインドマップを描いて行きます。

以下、次回に続きます。

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