マインドマップ書き方No5　ホワイトボードで書く４　東京MindMap教室　

皆さん！無駄な会議って多くないですか！？

 
 
 
 

会議のファシリテーション

会社の仕事の中で最も沢山の時間を費やしているもの、それは会議ではないでしょうか！？

それにしても無駄な会議って多くないですか？働く社員の時間を奪い、いたずらに生産性を下げるもの　それはズバリ無駄な会議です。諸外国に比べて日本人の生産性が低い！といわれてしまうのは、この無駄な会議が原因ではないかと私は睨んでおります。

あーー、無駄無駄って思う会議を上げてみます。

１、単なる情報共有のための会議
よくある定例会議ってヤツですね。グループごとにしろ部門ごとにしろ全社レベルのものにしろ、そこに情報を共有する以上の目的がないのであればまったくもって時間の無駄かと思いますね。単なる情報共有であれば、今はメールがこれだけ発達しているのでメールで文章を配布すればよろしい。多くの社員を集めて、多くの社員はただ黙って話を聞いているだけ・・
はぁ？って感じになりませんか？

２、目的のはっきりしない会議
会して議さず、議して決さず、というやつです。なんとなく集められたものの、結論に向けて何を協議するのかがはっきりしない。何か意見を求められたので、しかたなしに思うことをいうものの、それが何かの決定に影響を与えたとはまったく思えない。口を開いただけ損をした気になる、そんな会議。多くないですか？会議が終わった後、今何が決まったの？と思わせる会議。個人個人の意見を確認するだけなら、メールでアンケートでもとればよろしい！と思ってしまいます。

３、自然消滅してしまう会議
これこれこういう目的でと始められたシリーズものの会議。これがキチンと出すべき結論とそれに至る道筋、そしてその結論の活かし方がキチンと設計されていない場合、自然消滅してしまうことがままあります。何ヶ月かかけて色々なことを話し合って方向性を決めていこう！という種類の会議にこれが多い気がします。参加人数が多いため、当事者意識が低い人が多い。個人個人にあまりまとめる気がないため、適当に思うことを皆が言い合う結果となり、でる結論もスケールオーバーしたものになりがち。そもそもの経営方針から見直すべきだ！とかね。最後は事務局の手にあまり、この部分はこの会議で扱うべきテーマではありませんのでべつで協議しますと、議論の核心の部分をばっさりと切り捨てられたりします。
そうしてまったく役にたたない結論だけが残るという結果でなんの進捗も見られなかったとなり・・、こうなるともはやサギです。これまでの時間を返せ！と言いたくなります。

会議はキチンと意図をもって、設計運営されるべきで、そこでファシリターターの登場となるわけです。ファシリテーターとは会議を上手く運営進行する役割をになう人のことですが、単なる事務局というよりは参加者の意見を十分に引き出しながら、効果的な議論を行い、実行性のある決定事項をまとめる役割をにないます。ファシリテーションとは参加者が有効な議論を行えるように設計段取りし、会議において全員が納得感のある結論にいたれるように議論を組み立て、進行することです。

このファシリテーションの際にもっとも有効な道具がホワイトボードです。議論というものはややもすると何を話していたのかわからなくなったり、まったく的を外した意見が出てきたり、発言をしにくい参加者がでてしまったりするものです。ホワイトボードを使うことで、会議を見える化することが出来ます。ホワイトボードに書きながら会議をすることで、目的を明確にし、論点を整理し、決定事項を明確にしていく事が出来ます。

 
 
 

　ホワイトボードでファシリテーション

ファシリテーションを行なうとき肝心なのは、次の点を明確にすることです。

１、会議の目的（この時間で何をするべきかをメンバーが理解をする）
２、意見を引き出す（平等に参加メンバーの意見を引き出し、多角的な視点を得て共通認識をつくる）
３、論点の整理（その上で論点を整理し、議論をすること。価値観を明確にして判断していく）
４、結論を明確にする
５、アクションを明確にする（誰がいつまでに何をするかを明確にする）

これらのことを会議の場でリアルタイムに整理していくことは議事進行者にかなりの力量が求められます。参加者が始めから協力的な姿勢であるとも限りませんし、上司部下といった力関係があるとストレートな意見が出にくい場面も多いです。そこで、ホワイトボードを活用します。

ファイシリテーターがホワイトボードを書くことで、皆の注目を集めることが出来ます。そして、議論を見える化することで、何をするべきかを明確にすることが出来ます。是非、上手にホワイトボードを活用してファシリテーションを行いところですが、このホワイトボードを上手く書くためには少しのなれが必要です。

板書のコツを考えてみましょう。

１、まず会議のポイントを明確にして書き表す。
２、発言を促し、出た意見をすばやく記入する。
３、時にビジュアルに表現して見やすくする。（グラフや図表に表す）
４、書かれた内容でポイントを強調したり、関連性を引き出して、議論を深める。
５、出た結論を明確にする。
６、次のアクションを明確に書き、皆の合意を形成する。

このときの板書には、必ずしもマインドマップを使う必要がない場合も多いです。議論を全て無理にマインドマップに書き表すことを目指すよりも、マインドマップ的なエッセンスをホワイトボードの板書に取り入れる意識を持つと良いでしょう。

つまり、テーマを明確にする、素早く書き留める、関連をもったせる、ビジュアル表現を使う、といった点です。これらのことはマインドマップを書き慣れてくる自然と身につくことでもあります。マインドマップに親しむことが、自然とファシリテーション力を上げることにつながります。

マインドマップが最も活躍する会議は　アイデアを出しあう目的の会議です。特にブレーンストーミングをやろう！というような時にはマインドマップをガッツリ使うことが出来ます。アイデア出しとマインドマップはまことに相性が良いので上手く皆のアイデアを引き出すことが出来ます。その手順は次のとおりです。

１、アイデア出しを行なう前にそのテーマについての情報共有を行います。まず各々のメンバーが知っている情報を各自がＡ4のコピー用紙にマインドマップで書き出します。
２、そしてその情報を共有するためにマインドマップをホワイトボードに書きます。ファシリテーターが皆の情報を聞き出しながら要約するようにマインドマップを書きます。
３、次にアイデアを考えます。まず各自が個人個人でアイデアをＡ4のコピー用紙にマインドマップで書き出します。
４、そして、ファシリテーターがホワイトボードに各自のアイデアをまとめるようにマインドマップに書き出していきます。５、統合されたマインドマップが完成したら皆で眺めながら、どれかとどれかを結びつけるように新しいアイデアを更に出していきます。
５、そうして出たアイデアを皆で評価します。面白いと思えるアイデアを３つほど選んで、皆で実行するための案を検討します。

 
 
 
 

 

このボードは私が講師を務めさせていただいたマインドマップを使ってアイデア創造をする講座で、受講生の方が書いたホワイトボードです。まず、個人でアイデアをマインドマップで出しておいて、次にそれを統合するようにマインドマップをグループで作って頂きました。皆で一つのマインドマップを作り上げたあと、更に会話を重ねて各々のアイデアから新しい発想を引き出しすようにしたところ、なかなか面白いアイデアを出すことが出来ました。

 
 
 

会議にはコツがあります。もしあなたが無駄な会議が多いな・・と感じているのならば、少し会議のあり方を考えてみませんか？会議は本当に慎重に扱うべきものなのです。とにかく集まって話をすればなんとかなる、といった考えは捨てるべきでしょう。会議を行なう以上、かならず成果を出す！とみんなで決めて挑みましょう。

そして会議をキチンと設計した上で上手くホワイトボードを使いましょう。そうすることで時間泥棒になりがちなダメ会議を、みんなの知恵を活かし実行性のある議論を行えるグッドな会議にすることが出来るはずです。